Introducción

Outlook y Thunderbird son dos programas Administradores o Gestores de Correo Electrónico; tienen dos tipos de Archivos que vamos a llamar Archivos de Cuentas y Archivo de Datos (Microsoft Outlook) ó Carpetas Locales (Thunderbird). Como vamos a estudiar el caso de los Archivo de Datos ó Carpetas Locales y teniendo en cuenta que más allá del cambio de nombre conceptualmente son exactamente iguales, nos referiremos a ellas de forma indistinta:

Archivos de Cuentas: los que se crean al configurar una cuenta de correo y son los que

• van a recibir los mensajes que se envíen a ella
• van a guardar los mensajes que se envíen desde ella
• contienen la papelera de reciclaje de los mensajes
• contienen la carpeta mensajes no deseados
• contienen la bandeja de salida
• contienen carpetas que puede crear el usuario con fines administrativos propios y con el nombre que elija

Archivo de Datos ó Carpetas Locales: Estos archivos están vacíos, no están relacionados con ninguna cuenta de correo y no contienen carpetas, excepto aquellas que cree el usuario con fines administrativos. Nos vamos a centrar en estos últimos archivos que utilizaremos para mover mensajes entre los Archivos de Cuentas y ellos. Básicamente son un conjunto de carpetas en el cliente de correo (Outlook ó Thunderbird) que se utilizan para almacenar correos electrónicos en tu computadora localmente, en lugar de mantenerlos en el servidor del proveedor de correo electrónico. Esto puede ser útil por varias razones como, por ejemplo, para hacer una copia de seguridad de tus correos, para organizar tu correo de manera más eficiente o para acceder a tus correos sin necesidad de estar conectado a Internet.

 
Las Carpetas Locales te permiten:

• Almacenar mensajes localmente: Puedes mover o copiar mensajes de tus cuentas de correo en línea a las Carpetas Locales para acceder a ellos sin conexión.
• Organizar tu correo: Puedes crear carpetas y subcarpetas dentro de las Carpetas Locales para organizar tus mensajes según tus necesidades.
• Hacer copias de seguridad: Al almacenar los mensajes en Carpetas Locales, puedes incluirlos fácilmente en tus rutinas de copia de seguridad.

El problema de lentitud se genera porque los Archivos de Cuentas trabajan con el servicio de indexación de Windows, por lo cual, cada vez que se recibe o envía un mensaje, el servicio de indexación revisa y “acomoda” todos los mensajes de estos archivos y de sus carpetas; si el archivo contiene muchos mensajes, tanto más tardará Windows y su servicio de indexación en “liberar” el ordenador para otras tareas. Si el proceso de indexación es interrumpido puede ocurrir que:

• Al reiniciar el servicio tenga que empezar de nuevo desperdiciando el tiempo transcurrido hasta el momento de la interrupción.
• Que se dañe el archivo de cuentas por lo cual en el mejor de los casos hay que reindexarlo con una utilidad especial y en el peor se puede llegar a perder TODOS los mensajes, tanto enviados como recibidos.

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A diferencia del Archivo de Cuenta, el Archivo de Datos, el que vamos a ver ahora, una vez que recibe la información se puede desconectar de Outlook para evitar que la demora de la indexación lo afecte, permitiendo una indexación más rápida de los Archivos de Cuenta ya que son más pequeños y la cantidad de información que se encuentra allí es menor. Cuando el usuario tenga la necesidad de buscar mensajes dentro de estos archivos, se pueden abrir de la misma forma que un Word o un Excel, consultarlos, agregarles información (otros mensajes) si fuese necesario y volverlos a cerrar.

Creación y/o administración de Carpetas Locales o Archivos de Datos:

Administración en Thunderbird

Para crear una Sub Carpeta dentro de las Carpetas locales, sólo tienes que pararte en Carpetas locales y hacer click con el botón derecho del ratón, ahí te preguntará por el nuevo nombre de la carpeta y presionar Intro.

Creación y administración en Outlook

En cambio, en Outlook, el proceso es un poco más laborioso, pero permite la creación de múltiples carpetas en diferentes lugares, como pueden ser pendrives, discos duros externos o diferentes discos duros dentro del ordenador.

Ingresar en:

1.

2.

3.

4.

5. En el paso anterior se puede seleccionar:

• Unidad de disco (en el caso de tener varias como C:, D:, etc)
• Carpeta (del disco)
• Nombre de la carpeta de Outlook donde se guardarán los mensajes.

6.

7. En el paso anterior Outlook confirma que se ha creado la carpeta Mi archivo de datos de Outlook(1) en el lugar del disco indicado (C:\Users\Marcelo01….). Pulsar el botón Cerrar.

8.

Y así es cómo queda en la parte izquierda de Outlook. Igual que en Thunderbird, para crear sub carpetas con el fin de administrar los correos, se puede pulsar el botón derecho del ratón sobre el nombre de la carpeta (en este caso “Mi archivos de datos de Outlook(1)) y crear las carpetas como estaban en el ejemplo de Thunderbird.

Una vez creadas las carpetas….

Una vez creadas las carpetas locales en Thunderbird o Outlook, mover los mensajes a ellas es un proceso simple mediante arrastrar y soltar. Ve a la carpeta desde donde deseas mover los mensajes, como por ejemplo, la Bandeja de Entrada, selecciona el mensaje o los mensajes que deseas mover (puedes hacerlo haciendo clic en uno o, para varios, manteniendo presionada la tecla Ctrl en Windows o Cmd en Mac mientras seleccionas). Luego, haz clic y arrastra la selección hacia la carpeta local deseada en el panel de carpetas, y suelta el cursor cuando veas que está resaltada. Esto transferirá los mensajes seleccionados a la carpeta local, permitiendo mantenerlos organizados y disponibles en tu dispositivo sin ocupar espacio en el servidor.