Gestor documental
Servicio de gestión documental
La Gestión Documental es la actividad que se aplica al manejo y administración organizada de grandes cantidades de documentos, entendiéndose por documentos las fotografías, vídeos, textos, hojas de cálculo y todo aquel conjunto de ficheros que puedan contener datos que la empresa, mediante un proceso interno de elaboración, convertirá en información la cual, a su vez, ingresará reconvertida en la actividad de Gestión Documental.
Todos estos pasos pueden ser manuales o automatizados. En el caso de que la empresa no tenga grandes cantidades de ficheros, el mismo ordenador con el Sistema Operativo pueden ser herramientas útiles para realizar una pequeña gestión documental, pero siempre basada en la buena memoria del usuario para buscar y encontrar los ficheros necesarios. No obstante, la realidad cambia cuando:
La cantidad de información crece de forma exponencial
Más de un usuario administra la información
La estructura de la empresa requiere cierta confidencialidad de datos
El circuito administrativo de la empresa necesita que los datos “viajen” dentro de la misma según la posición de quién los emite y recibe
Los documentos tienen una determinada vida útil
Se requiere que la eliminación de documentación antigua se realice de forma segura.
En Tecnologías Cray trabajamos con uno de los sistemas más populares y flexibles del mercado llamado Avanbox, el cual permite realizar absolutamente todas las tareas que se esperan de un gestor documental. También y como accesorio, aunque no menos importante, se pueden automatizar determinadas tareas por el uso de macros o conjuntos de instrucciones que permiten agrupar varias acciones automatizadas que responden a determinados eventos y condiciones para generar operaciones más potentes adecuadas y adaptadas al trabajo del usuario final.
Para la implementación de un sistema de gestión documental de eficaz, es recomendable contar con la ayuda de expertos en el ámbito. Por ello, le recomendamos contar con Tecnologías Informáticas Cray para la creación de un sistema de gestión documental eficiente, intuitivo y seguro.
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¿Qué mejoras puede ofrecer la Gestión Documental?
En una empresa moderna, queda claro que los datos a partir de los cuales se genera información son un activo valioso igual o, en algunos casos, mayor que lo que representan los activos físicos de la misma.
Este activo intangible, como es la información, debe estar elaborado y administrado de forma correcta ya que la misma debe tener como cualidad, y entre otros puntos: Disponibilidad, Privacidad, Confidencialidad, Accesibilidad, Usabilidad, Seguridad…
Un sistema de Gestión Documental ofrece una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión digital de los documentos o archivos involucrados en la gestión diaria de la empresa; de aquí se desprende que dicho sistema también permite realizar circuitos administrativos llamados flujos donde los documentos “viajan” entre los diferentes usuarios que, al cumplir determinadas tareas, permiten al documento pasar a un nivel superior o no según sea el requerimiento del mismo y la respuesta del usuario a la información contenida en el fichero.
Para ejemplificar lo anterior de forma sencilla, un Gestor Documental puede recrear el circuito de aprobación de proyectos de una empresa de Construcción para facilitar la toma de decisión que llevará a la aprobación o desaprobación de un proyecto, ya que al llegar los diferentes ficheros elaborados por los ingenieros a los responsables de los diferentes departamentos que participan, cada uno de ellos podrá permitir continuar o solicitar la revisión total o parcial del proyecto adjuntando sus observaciones en lo que se llama un metadato o dato adjunto que es, básicamente, un comentario que permita saber qué observación u objeciones ha encontrado ese responsable por la cual el proyecto debe ser revisado o elevado a un estrato superior.
Este ejemplo mismo se podría aplicar a un circuito de aprobación de gastos, de facturas y muchos otros que conforman el día a día de la empresa. Y como nota de color, no solo se guardarían los ficheros que intervinieron en el proyecto sino también la explicación de la toma de decisión que llevó a cabo cada uno de los involucrados.
También la información se verá protegida ya que los usuarios cuentan con un esquema de seguridad el cual permite ver sólo aquello a lo que están autorizados impidiendo el acceso a información que no corresponde que manejen.
Por ejemplo, el responsable de compras puede tener acceso a los ficheros de proveedores y a los datos de los mismo, pero no tendrá acceso a los ficheros de Recursos Humanos o a los ficheros de nóminas.
Así también, los empleados del departamento de Recursos Humanos pueden no tener acceso a los ficheros con las nóminas de los directivos excepto el mismo director de área que sí puede tener acceso a ellas… y para ir más allá, esos accesos pueden ser totales (el director de Área puede modificar la información) o parciales (el director de Área puede ver la información pero no modificarla) para dar aún una mayor granularidad al proceso de mantenimiento de documentación y cumplir así con el principio de acceso menor que asegura que la información debe ser restringida al máximo para, sin que dificulte su usabilidad, no pueda ser usada, alterada, eliminada o sustraída fácilmente por personal no autorizado.
Ventajas del uso de una solución de gestión Documental:
Un sistema de gestión documental hace que sea muy fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales, los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos se pueden importar, podemos tener documentos generados por un procesador de texto como por ejemplo hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF, imágenes…
Repositorio de documentos/archivos
Los sistemas de gestión documental sirven como un repositorio central para toda la información importante de la empresa, de esta forma mas tarde se podrá acceder, ver, cambiar y compartir documentos importantes de la empresa.
Seguridad de los documentos
Si los documentos no se gestionan correctamente, la posibilidad de que se exponga información importante es considerable.
Si información sensible y vital cae en las manos de personas con malas intenciones, esta información puede ocasionar un daño severo e irreversible a cualquier empresa.
Un sistema de gestión documental permite proteger información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y control de acceso a través de usuarios autorizados, quienes serían los únicos que pueden ver ciertos archivos o documentos.
Si utilizamos un sistema de gestión documental en la nube, podemos llegar a garantizar que los la información importante de la empresa se mantenga intacta.
Acceso a los documentos cuando son necesarios
Si se cuenta con un sistema de gestión documental no sería necesario esperar a localizar un documento en el archivo para poder empezar a gestionarlo, con un sistema de gestión documental la localización es inmediata y la gestión se realiza cuando es necesaria.
Si además contamos con un sistema de gestión documental en la nube, los usuarios tendrán la capacidad de acceder a archivos y documentos en cualquier lugar, en cualquier momento e independientemente del dispositivo utilizado.
La integración de aplicaciones es una capacidad que elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares, de esta forma no solo se ahorra tiempo y esfuerzo, también mantiene la integridad y precisión de los datos ademas de aumentar su seguridad.
Mejor organización
Se pueden crear etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos para que los documentos se vuelvan más fáciles de organizar, localizar y recuperar, una simple búsqueda con las palabras clave puede arrojar resultados en cuestión de segundos en lugar de tener que navegar entre carpetas para buscar los documentos deseados.
Tiempo/eficiencia de costes
Mantener y ejecutar un sistema de gestión documental se puede hacer con un coste muy bajo, de tal forma que contar con un sistema de gestión documental ahorra tiempo, aumenta la eficiencia de los empleados, vuelve mas fáciles tareas de gestión y en definitiva, ahorra mucho dinero por un precio reducido.
Compartir archivos
Con un sistema de gestión documental los usuarios pueden compartir,colaborar y controlar archivos y documentos entre ellos. Con la funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto, editado o creado archivos y documentos.
Almacenamiento de la información de la empresa.
En el momento en que una empresa decide implementar un Sistema de Gestión Documental, los datos quedan en un espacio llamado Repositorio que, básicamente, es una Base de Datos relacional que permite, a grandes rasgos, la inserción, búsqueda, clasificación, manipulación y almacenamiento histórico de forma sencilla de estos documentos dentro de un espacio común.
Imagine que el gestor documental es una gran habitación con estanterías donde se puede almacenar la información a granel, pero acceder a ella por diferentes modos, ya sea por características (tipos de archivos), por proyectos (sólo aquellos planos de casas unifamiliares), por cualidades del contenido del documento (todas las fotos que contengas coches), etc.
Dicho repositorio se puede encontrar en un servidor local de la empresa, en la nube o en un sistema híbrido entre local y nube; cada una de estas alternativas brindará un acceso especial que la empresa, después de un análisis detallado de pros y contras, deberá evaluar para dar con la solución adecuada.
Organización del trabajo y la información
Un Sistema de Gestión Documental ofrece también un entorno colaborativo, fortaleciendo la relación entre los diferentes estratos y departamentos de la empresa relacionando y armonizando los objetivos de cada uno de ellos sin entorpecer la dinámica de trabajo de los mismos.
Pero como la información llega a diferentes lugares de la empresa, el Gestor Documental también cuenta con un registro de auditoría el cual es útil para determinar dónde, cuándo y por quién ha sido utilizada la información y poder así delimitar responsabilidades en el caso de alteración o pérdida de la misma.
Otro punto muy importante a tener en cuenta es el control de versiones, ya que al trabajar en grupo puede ser necesario volver a un punto anterior en la información. Esta necesidad de vuelta atrás o roll-back hace que se guarden diferentes versiones de un mismo documento y que con unos pocos clics de ratón, se pueda volver atrás con una versión o combinar diferentes versiones o partes de un documento para dar por resultado otra nueva versión que combine partes relevantes entre dos visiones y versiones históricamente diferentes.
¿Gestión en la nube o local?
Esa es la cuestión. Cada una de las diferentes visiones tienen sus ventajas y sus desventajas.
Queda claro que la nube aporta la flexibilidad de la ubicuidad es decir que se puede acceder a la información desde cualquier punto del planeta, característica muy útil para todo usuario que parte de su tiempo esté fuera de la empresa y necesite acceso inmediato.
En la columna de contrapartida debemos apuntar el costo de tener la información en un servidor fuera de la empresa donde se deba realizar una gran desembolso de dinero para su mantenimiento, ya que el crecimiento de la cantidad de información es directamente proporcional al dinero que se deberá abonar al dueño del servidor que forma esa nube.
En cambio, un sistema de Gestión Documental basado en servidores locales de la empresa, tiene como ventaja que la adquisición de más espacio se limita a la compra e implementación de sistemas masivos de almacenamiento como los discos duros, cuyos precios, debido a los avances tecnológicos, están bajando día a día.
Como contrapartida debemos señalar que, si un usuario desea acceder a la información desde afuera de la empresa, la misma deberá implementar un sistema de acceso seguro, lo cual acarreará mayores costos operativos y de mantenimiento.
Nuevamente aquí nos encontramos con una ecuación costo/beneficio que la empresa interesada deberá evaluar cuidadosamente junto a un Analista de Asesoramiento Informático para concluir cual es el sistema más adecuado basándose, entre otros puntos, en:
Disponibilidad de la información
Necesidad de acceso a la información desde fuera de la empresa
Sistema de copia de seguridad de la información
Cantidad de información
Confidencialidad de la información
Leyes y reglamentos particulares de cada región o país
Este último punto nos da pie para comentar otro tema el cual, si bien no vamos a entrar en grandes detalles, tiene una relevancia importante a la hora de tomar la decisión de la ubicación de la información.
En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos es muy claro en esta y otras cuestiones, por lo cual la información de las empresas debe residir en servidores de la UE o en países que respeten las leyes de la UE en cuanto a Accesibilidad y Protección.
Lamentablemente este punto es ignorado por muchas empresas, especialmente aquellas unipersonales o pequeñas, y adquieren o contratan servicios que posiblemente no estén homologados y no persigan los objetivos de confidencialidad y/o protección que se propone la UE, por lo cual y sin saberlo, pueden estar incurriendo en una grave contravención que puede acarrear multas cuantiosas a punto tal que la empresa deba cerrar sus puertas. Inclusive muchos de estos servicios se ofrecen como “gratuitos” por lo cual dicha gratuidad claramente no ofrece la seguridad que el RGPD exige a las empresas.
Sistema de gestión documental Híbrido Nube/Local
Continuando con el tema del lugar donde se encuentre la información, hay un tercer caso que es un sistema híbrido, es decir que la información reside en la empresa y en la nube.
Esto es útil para aquellas empresas donde los viajes de sus empleados no sean frecuentes, pero necesiten acceder a la información o donde, por cuestiones puntuales como el fenómeno del teletrabajo tristemente popularizado por la pandemia del Covid-19, sea necesario unificar el criterio para favorecer una u otra forma de trabajo.
La empresa puede tener la información en los servidores internos y mediante un proceso llamado replicación copiar la misma en tiempo real a sus servidores en la nube, por lo cual todos los empleados, tanto locales como remotos, pueden acceder a la misma sin el coste asociado de mantener un sistema de acceso seguro en la empresa, ya que dicho sistema sería responsabilidad del dueño de la nube; si bien esto incrementa el costo final, económicamente y bajo determinadas circunstancias puede ser más rentable para la empresa.
Si necesita una empresa de confianza que le ayude a crear un sistema de gestión documental optimo y de calidad, no dude en contactar con Tecnologías Informáticas Cray, Más de 15 años de experiencia en el ámbito tecnológico nos avalan.